Koolitusportaali Tark.ee esimeses uudiskirjas ilmus artikkel teemal: "E-kirjade rohkusest ja nende kehvast organiseerimisest tekkivat kahju Suurbritannia majandusele hinnatakse kümnetesse miljonitesse naeltesse."
Meilinduse teema on oluline mitte ainult Inglismaa majanduse seisukohalt vaadatuna.
Statistikaameti andmetel kasutas Eestis 2007. aastal igapäevatöös arvuteid 94% ettevõtetest. Ettevõttes oli keskmiselt 16 arvutit, neist 15 Interneti-ühendusega. Euroopa Liidu liikmesmaades oli interneti-ühendusega 93% ettevõtetest, suurim interneti-ühenduse läbimurre toimus Soomes ja Hollandis (99%), püsiühenduse osas aga Hispaanias (95%) ja Maltal (94%).
Emaili suhtlus on saanud meie igapäevaseks osaks. Paraku võtab see sageli liialt aega. Mõnda lihtsat soovitust järgides on võimalik oma igapäevane suhtlus oluliselt ajasäästlikumaks muuta.
Juunis 2008 toimus Soomes Turkus rahvusvahelise noorteorganisatsiooni JCI rahvusvaheline EC 2008 konverents, kus osales üle maailma 45-st erinevast riigist üle 1800 inimese.
6. juunil esines konverentsil eesti koolitaja Marju Raadik-Kantsik eestimaise koolitaja Katrin Aedma meilietiketi koolitusega. Koolituse pealkirjaks oli: "How to Rule Mails Before They Rule You?" ehk siis, kuidas juhtida meile enne, kui meilid juhivad Sind.
Foto: Marju Raadik-Kantsik tuulekindlaks kohandatud pabertahvlile sõnumit kirjutamas/ foto autor: Urmas Mägi
Koolitus baseerus enamlevinud apsakatel meilisuhtluses ja keskendus eelkõige sellele, kuidas kiires elutempos edukalt meilisuhtlusega toime tulla.
Tipa Tapa Konsultatsioonid koolitaja (pisikest kasvu rõõmsalt sooja naeratusega) Marju andis lõbusal ja sõbralikul moel edasi koolituse sisu, kutsudes inimesi kaasa mõtlema ja arutlema, kuidas siis kõige mõistlikumalt meililaviiniga toime tulla – mida saab ise ära teha meiliprogrammi seadistuses, töökorralduses ja meili kirjutamise viisis ning kuidas saab koostööpartnereid ja kirjasõpru suunata suhtlema võimalikult efektiivsel moel.
“Meilisuhtlus on tänapäeval elementaarne kirjaoskus. Ka eestlastel on igati oluline oma teadmisi selles osas täiendada,” räägib Marju. “Katrin on Eestis läbi viinud mitmeid meilietiketi koolitusi ja andis välja ka väikese käsiraamatu iseõppijale. Raamat on hästi praktiline, mõnusalt lihtsas keeles, kiiresti loetav ja ilusa kujundusega pealekauba.”
Jah, selle aasta juunis ilmus raamatupoodide lettidele täiendatud trükk raamatust "Virtuaalse suhtlemise kultuur. Mida ma peaksin teadma meilietiketist?" Marjul oli koolitusel kaasas selle raamatu inglise keelne versioon: “Virtual Communication. How Does a Good Letter Look Like?”
Oma lihtsuse ja ilusa kujunduse ning sõbraliku hinnaga sobib koolitusraamat nii virtuaalse visiitkaardi kujundamise käsiraamatuks, kui ka kingituseks firma töötajatele.
Koolitusraamatu infot saab lugeda koolitus- ja konsultatsioonifirma KA Konsultatsioonide kodulehel.
Katrin Aedma, kes on teada kui interaktiivne koolitaja ja teenindusspetsialist, naudib meilisuhtlust ja peab seda oluliseks teeninduse osaks. “Minu arust kujundab meie virtuaalne väljund virtuaalse visiitkaardi, mida ulatame igal hetkel kui virtuaalses keskkonnas suhtleme - kui inimesed meie kodulehele satuvad, meiega skypes, msn-is, jututoas vestlevad ja meie meile saavad,” ütleb ta ja lisab naerdes: “Kui kord eestlane saab selgeks, kuidas kirjutada korrektset meili, on jupike minu elutööst tehtud.”
Katrin Aedma: “ Olen võtnud endale missiooniks valgustada eesti inimesi meilietiketi saladuste osas. Minu postkasti potsatavatest meilidest on 90% mittekorrektselt vormistatud või kirjavigadega. Ei loe, kas need on meediaettevõtetest, õppe- või ametiasutustest."Soomes toimunud meilietiketi koolitusel osales 40 inimest. Valmistada ette ja läbi viia koolitus võõras keeles ja just selline, mis sobiks ühtviisi nii inglastele, taanlastele, venelastele, aafriklastele, jaapanlastele jt rahvustele, ei olegi nii kerge. Siiski meie tublid naised tegid selle töö ära.
Marju Raadik-Kantsik rääkis pärast koolitust, et kõige rohkem tunti huvi 13. nõuande kohta, kuidas meilidega töö korraldada võimalikult vähese ajakuluga. Osalejad tõid oma näiteid ja kirjeldasid probleeme. Selle seltskonna puhul näis soovitus koolitada oma kirjasõpru, kõige olulisem. Paljude ajakasutusprobleemid meilinduses algasid just sellest.
Kõige raskem oli koolitusel osalenutel olnud omaks võtta soovitust avada iga kirja vaid kord ja kohe tegutseda – kas sellele siis vastata, delegeerida, kustutada või arhiveerida. Iga meili avamine ja selle järjekordne üle lugemine kulutab rohkem aega kui arvata oskame. Marju selgitas: “Vastasin, et kui oled täitnud esimese soovituse võtta meilidega tegelemiseks eraldi aeg, siis seda probleemi ei ole. Ja kui sa ei saa mingil põhjusel konkreetse meiliga tegeleda, siis vasta millal saad ning märgista see enda jaoks.”
Marju räägib, et koolitus läks tõsiselt hästi: “Pärast koolitust oli nii hea tunne, et oleksin tahtnud kohe uut koolitust tegema minna. Tagasiside oli väga hea. Mitmed tulid tänama ja veel arutama. Toompea Noortekoja Laura ütles – mul on nii hea meel, et ma tulin, see oli kõige praktilisem ja asjalikum koolitus kus ma sellel konverentsil käinud olen.”
Katrin rõhutab siiski ka seda, et meilietiketti tuleks suhtuda mõistlikult ja mõõdukalt. Arvutiõpetuses ja emakeele tunnis võiks saada esmase teabe. Meilietiketi koolitused firmades on abiks ühtse arusaamise ja stiili juurutamisel.